← Semua peran
ADMINISTRASI & LAYANAN LEMBAGA
Surat bergerak tepat. Arsip kembali saat dibutuhkan.
ASIS membantu Tata Usaha mengelola surat masuk dan keluar, disposisi, dokumen lembaga, berkas murid dan PTK, legalisasi, layanan administrasi, serta tamu dalam jejak kerja yang rapi.
PersuratanMasuk, keluar, disposisiArsipPrivat & terkelolaLayananDokumen & legalisasi
DASHBOARD PERSURATANPerhatian hari ini
Unit aktifSurat masuk baruPengirim, nomor, tanggal, dan perihal
Disposisi →Surat keluar siap ditinjauTemplate dan nomor dokumen tercatat
Buka →Arsip dokumen diperbaruiKategori, tag, berkas, dan pengunggah
Lihat →KEMAMPUAN ASIS
Administrasi umum yang tidak lagi tercerai-berai.
Data induk, persuratan, arsip, dan keluaran dokumen terhubung tanpa membuat Tata Usaha mengisi ulang informasi yang sudah dimiliki lembaga.
Surat masuk
Nomor, pengirim, perihal, tanggal surat, tanggal terima, kategori, scan, dan status.
Disposisi
Tujuan, catatan, waktu, serta perubahan status surat dapat ditelusuri.
Surat keluar
Template, penomoran, tujuan, penandatangan, status, cetak, dan ekspedisi.
Arsip dokumen
Judul, kategori, tag, berkas privat, pengunggah, dan riwayat.
Mesin dokumen
Katalog, template, pratinjau, penerbitan, snapshot, PDF, dan Excel.
Legalisasi
Permohonan, pengesahan, stiker, token, dan halaman verifikasi publik.
Berkas murid & PTK
Lampiran identitas dan administrasi disimpan pada ruang privat.
Buku tamu
Kios lobi, identitas, tujuan, foto, waktu masuk-keluar, dan laporan.
PERSURATAN END-TO-END
Diterima, diarahkan, ditindaklanjuti. Tidak hilang di meja.
Surat masuk dan keluar memiliki alur berbeda, tetapi keduanya bertemu dalam buku agenda serta arsip lembaga.
Terima surat
Catat identitas, tanggal, perihal, kategori, dan scan.
Disposisikan
Arahkan ke pengguna tujuan bersama catatan tindakan.
Tindak lanjuti
Status baru, didisposisi, dan selesai tetap terbaca.
Pilih template
Gunakan struktur surat dan data lembaga yang tepat.
Terbitkan nomor
Nomor, tanggal, tujuan, perihal, dan penandatangan.
Catat pengiriman
Cetak, buku ekspedisi, dan arsip surat keluar.
Buku Agenda Surat MasukKronologi penerimaan dan disposisiBuku Agenda Surat KeluarKronologi penerbitan suratBuku EkspedisiJejak penyerahan dan pengiriman
MESIN DOKUMEN
Ambil dari data sumber. Terbitkan sebagai dokumen.
Tata Usaha memilih keluaran, memeriksa data, melihat pratinjau, lalu menerbitkan. Snapshot menjaga isi dokumen lama tetap sama walaupun data induk berubah kemudian.
Surat Keterangan Murid
Surat tugas
Petugas, kegiatan, waktu, tempat, dan penandatangan.
Surat keterangan
Status aktif, pindah, dispensasi, dan kebutuhan administrasi lain.
Kelulusan
Surat keterangan lulus dan dokumen keluaran akademik.
Cetak administrasi
Agenda, leger, rekap, laporan, dan keluaran berbasis data.
ARSIP & BERKAS PRIVAT
Yang tersimpan bukan hanya file. Ada konteks dan pemiliknya.
Arsip lembaga dibedakan dari berkas per murid dan per PTK. Akses mengikuti sekolah, modul, unit, serta kewenangan pengguna.
Arsip lembaga
Legalitas, akreditasi, laporan, bukti kegiatan, dan dokumen institusi.
Kategori · tag · pengunggahBerkas murid
Lampiran data induk dan dokumen administrasi pada identitas murid.
Privat · tenant-awareBerkas PTK
SK, ijazah, sertifikat, identitas, serta dokumen kepegawaian.
Privat · akses terbatasRiwayat aktivitas
Pembuatan dan perubahan penting dapat ditelusuri kembali.
Pengguna · waktu · tindakanLEGALISASI & VERIFIKASI
Dokumen disahkan. Keasliannya dapat diperiksa.
01
→Ajukan dokumen
Identitas dokumen, pemilik, tujuan, dan berkas sumber tercatat.
02
→Periksa & sahkan
Petugas berwenang menyelesaikan proses legalisasi.
03
→Tempeli identitas
Stiker dan token menghubungkan salinan ke catatan ASIS.
04
Verifikasi publik
Pemegang dokumen dapat memeriksa status melalui halaman verifikasi.
LAYANAN ADMINISTRASI
Permintaan warga sekolah masuk ke alur yang jelas.
Tata Usaha dapat menemukan data sumber, menyiapkan dokumen, meminta pemeriksaan, menerbitkan hasil, dan menyimpan arsip tanpa berpindah-pindah buku kerja.
Identifikasi kebutuhan
Jenis layanan, pemohon, data sumber, dan persyaratan.
Periksa kelengkapan
Pastikan data murid, PTK, atau lembaga telah sesuai.
Susun keluaran
Template, nomor, isi, penandatangan, dan pratinjau.
Terbitkan & arsipkan
PDF atau cetakan diserahkan; snapshot disimpan sebagai riwayat.
BUKU TAMU DIGITAL
Dari lobi sampai laporan kunjungan.
Mode kios membantu tamu mendaftarkan identitas dan tujuan. Petugas melihat siapa yang masih berada di lokasi, mencatat waktu keluar, dan menyusun laporan kunjungan.
01Check-inIdentitas, instansi, kontak, foto, dan tujuan
02Tujuan kunjunganUnit, pihak yang ditemui, dan keterangan
03Check-outWaktu keluar dan status kunjungan
04LaporanPeriode, tujuan, dan riwayat kunjungan
KERJA LINTAS PERAN
Tata Usaha menjaga alur. Pemilik keputusan tetap jelas.
Kepala Sekolah/Madrasah
Disposisi, tanda tangan, persetujuan, dan legalitas.
Admin & Operator
Data induk, unit, tahun ajaran, serta kualitas identitas.
Kepegawaian
Berkas PTK, SK, kepangkatan, dan dokumen kerja.
Wali Kelas
Data murid dan kebutuhan surat keluarga atau rombel.
Waka Sarpras
Berita acara, inventaris, pengadaan, dan arsip aset.
Bendahara
Bukti keuangan, SPJ, dan dokumen pertanggungjawaban.
BATAS KEWENANGAN
Akses cukup untuk melayani. Tidak membuka semua data.
Tata Usaha mengelola persuratan dan administrasi sesuai permission. Catatan konseling, kesehatan rinci, atau kasus perlindungan anak tetap berada pada jalur khusus.
OBJEK & STRUKTUR DATA
01 · Fondasi fiturNomor, naskah, pihak, dan disposisi berada dalam satu register.
Surat masuk, surat keluar, keputusan, tugas, keterangan, undangan, nota, dan formulir layanan memakai metadata yang dapat dicari.
Klasifikasi naskah
Pilih jenis, kode klasifikasi, tingkat keamanan, sifat, unit, perihal, dan retensi.
Penomoran
Bentuk nomor menurut jenis, unit, tahun, urutan, serta pengecualian yang disetujui.
Versi dokumen
Simpan draf, koreksi, paraf, versi final, lampiran, dan berkas bertanda tangan.
Pihak dan relasi
Hubungkan pengirim, penerima, murid, pegawai, kegiatan, transaksi, atau perkara terkait.
STATUS & ALUR KERJA
02 · Mesin prosesPermohonan administrasi memiliki antrean dan kepastian status.
Pemohon mengetahui persyaratan, pemeriksa, kekurangan, waktu layanan, hasil, dan cara mengambil dokumen.
Katalog layanan
Tampilkan jenis layanan, pemohon yang berhak, syarat, keluaran, biaya resmi jika ada, dan waktu proses.
Pengajuan
Ambil data induk, unggah syarat, pilih tujuan, dan dapatkan nomor permohonan.
Pemeriksaan
Verifikasi data, kembalikan kekurangan secara spesifik, dan teruskan pada penandatangan.
Penyerahan
Terbitkan dokumen, catat pengambilan atau pengiriman, dan arsipkan bukti penerimaan.
DOKUMEN & KELUARAN
03 · Hasil resmiDokumen mudah ditemukan dan tetap mempunyai aturan umur simpan.
Arsip aktif, inaktif, vital, terbatas, digital, dan fisik dikelola bersama lokasi serta riwayat aksesnya.
Pemberkasan
Kelompokkan dokumen menurut perkara, kegiatan, periode, unit, dan klasifikasi.
Pencarian isi
Temukan nomor, pihak, perihal, kata kunci, tanggal, dan atribut terkait tanpa membuka semua berkas.
Retensi
Jadwalkan pindah aktif, tinjau, permanen, atau musnah melalui persetujuan dan berita acara.
Peminjaman arsip
Catat peminjam, tujuan, berkas, tenggat, lokasi sementara, dan pengembalian.
ADMINISTRASI YANG TERHUBUNG
Lebih cepat menemukan data. Lebih tenang menerbitkan dokumen.
Satukan persuratan, arsip, berkas, legalisasi, dan layanan umum dalam satu ruang Tata Usaha.