Basmalah — Sistem Informasi Pesantren dan Lembaga Pendidikan Islam

SATU FONDASI, BERAGAM BENTUK LEMBAGA

Dibangun dari kenyataan bahwa pendidikan Islam tidak hanya berbentuk pesantren.

Setiap jenis lembaga memperoleh titik awal dan modul yang sesuai. Pengelola dapat menambahkan unit, mengatur peran, lalu memakai layanan yang benar-benar dibutuhkan.

Pesantren

Kesantrian, pengajian, pendidikan klasikal, tahfidz, asrama, izin, disiplin, kesehatan, syahriah, tabungan, dan komunikasi wali.

Pondok salaf, modern, tahfidz, atau gabungan

Madrasah diniyah

Marhalah, kelas, kurikulum, jadwal, asatidz, presensi, imtihan, nilai, rapor, kenaikan, ijazah, dan syahadah.

Ula, Wustha, Ulya, dan jenjang lembaga

TPA / TPQ

Data santri dan wali, kelompok belajar, metode, jilid, tashih, buku prestasi, hafalan, presensi, perkembangan, serta syahadah.

Kenaikan jilid mengikuti capaian tiap santri

Majelis

Jamaah dan muhibbin, asatidz, agenda kajian, pola kegiatan berulang, peserta lintas kelompok, donasi, berita, dan pengumuman.

Majelis taklim dan komunitas kajian

FONDASI KELEMBAGAAN

Mulai dari struktur nyata, bukan menu yang seragam.

Setiap pesantren menjadi ruang data tersendiri dan dapat memiliki unit putra, putri, tahfidz, madin, atau pembagian lain. Basmalah menjaga data lembaga dan unit tetap berada pada konteksnya.

Satu akun, banyak amanah. Pengguna tidak perlu membuat akun baru ketika menjadi ustadz di satu unit dan pengurus di unit lain.
Peran mengikuti lingkup. Wewenang dapat berlaku pada pesantren, unit, kelas, pengajian, kamar, atau anak tertentu.
Modul dapat diwariskan. Setelan pesantren dapat diikuti unit, lalu disesuaikan ketika memang diperlukan.
Data inti dipakai bersama. Identitas santri dan asatidz menjadi rujukan modul lain sehingga tidak terus-menerus diketik ulang.

BRUANG DATAPesantren

PUUnit PutraPIUnit PutriMDMadin

AKUN YANG SAMAUstadz · Musyrif · Pengurus

Menu dan data berubah mengikuti konteks aktif serta amanah yang diberikan.

KESANTRIAN

Riwayat santri tidak berhenti pada biodata.

Dari calon santri sampai alumni, setiap peristiwa penting dapat tersambung dengan wali, unit, kelas, kamar, pendidikan, layanan, dan dokumen yang relevan.

01DATA INDUK
DAN PENDAMPINGAN

AWAL PERJALANAN

PSB menjadi pintu masuk data, bukan pekerjaan yang harus diulang.

Pendaftar mengisi formulir publik. Petugas meninjau data dan berkas, mencatat keputusan, lalu data calon yang diterima menjadi dasar data santri.

DaftarForm publik→VerifikasiData & berkas→TerimaData santri

Data induk & berkas privat

Identitas, NIS, kategori, angkatan, wilayah asal, foto, kartu santri, data keluarga, serta dokumen pendukung disimpan dengan batas akses tersendiri.

Wali & hubungan keluarga

Satu santri dapat terhubung dengan wali yang tepat. Akses wali selalu dibatasi pada anak yang memang menjadi tanggungannya.

Perizinan bertahap

Pengajuan keluar, persetujuan sesuai kebijakan lembaga, waktu keluar-kembali, keterlambatan, serta daftar santri yang belum kembali.

Disiplin dan pembinaan

Jenis pelanggaran, kejadian, poin, tindak lanjut, pembinaan, dan surat peringatan dipisahkan menurut wewenang petugas.

Besuk, kiriman, dan titipan

Jadwal kunjungan wali serta alur penerimaan kiriman atau barang titipan dapat dicatat sebagai layanan tersendiri.

Prestasi & transisi alumni

Prestasi dan kegiatan tetap menjadi riwayat santri. Ketika waktunya tiba, perubahan menjadi alumni dilakukan secara tersendiri—tidak otomatis hanya karena dinyatakan lulus.

PENDIDIKAN

Kelas, ngaji, TPQ, dan tahfidz berjalan berdampingan.

Basmalah tidak menyederhanakan pendidikan pesantren menjadi sekolah formal biasa. Jalur klasikal dan pengajian yang lentur mempunyai struktur pencatatannya masing-masing.

02ILMU, ADAB,
DAN CAPAIAN

KLKelas & marhalahTahun ajaran, semester, jenjang, rombelKTKajian kitabHalaqah, jadwal, peserta, progres kitabTPTPQ & tashihMetode, jilid, buku prestasi, kenaikanHFTahfidzTarget, ziyadah, murajaah, verifikasi

Perencanaan akademik

Tahun ajaran dan semester atau marhalah
Jenjang, kurikulum, mapel, kelas, dan anggota
Jadwal kelas serta jadwal mengajar asatidz
Kenaikan: naik, tinggal, atau lulus

Pengajian dan kitab

Master kitab bawaan dan kitab lokal lembaga
Pengampu, peserta, jadwal, dan metode pengajian
Presensi serta jurnal mengajar
Progres bagian kitab yang telah dipelajari

Evaluasi dan keluaran

Presensi kelas, pengajian, kegiatan, dan salat berjamaah
Nilai mapel, akhlak, serta perkembangan
Imtihan, kartu ujian, berita acara, dan legger
Rapor terbit, SKL, ijazah, syahadah, dan piagam khataman

Perkembangan individual

Penempatan serta kenaikan jilid TPQ per santri
Tashih tanpa menunggu akhir tahun
Setoran hafalan dan kartu perkembangan
Catatan proses tetap terbaca, bukan hanya angka akhir

KEHIDUPAN & OPERASIONAL

Yang terjadi di luar kelas tetap menjadi bagian dari pendampingan.

Pesantren hidup sepanjang hari. Karena itu Basmalah menyediakan modul untuk hunian, kesehatan, kegiatan, layanan harian, dan sarana—yang dapat dinyalakan sesuai kebutuhan.

03ASRAMA DAN
LAYANAN HARIAN

ASRAMA

Gedung, komplek, kamar, dan musyrif berada dalam satu peta hunian.

Petugas dapat mengatur kapasitas, penempatan santri, sarana kamar, serta penugasan musyrif pada lingkup gedung, komplek, atau kamar.

AGedung Al-FalahKapasitas & keterisian1Komplek SatuDaftar kamar12Kamar 12Santri & musyrif

Kesehatan & poskestren

Poliklinik, kunjungan, rekam medis, alergi, istirahat sakit, dan tindak lanjut petugas.

Sarana lembaga

Masjid, aula, kendaraan, tanah, bangunan, serta sarana kamar dicatat sesuai lingkupnya.

Dapur & konsumsi

Pengelolaan menu dan konsumsi dapat memperhatikan informasi kesehatan yang relevan.

Kantin / koperasi

Belanja santri dapat terhubung dengan tabungan dan batas penggunaan yang ditetapkan.

Perpustakaan kitab

Koleksi, anggota, peminjaman, pengembalian, serta hubungan dengan master kitab.

Piket & ro’an

Kelompok, jadwal tugas, penugasan, dan kehadiran kegiatan kebersamaan.

Laundry

Paket layanan serta alur setor, proses, dan pengambilan milik tiap santri.

Organisasi & ekstrakurikuler

Kepengurusan, divisi, anggota, agenda, peserta, presensi, dan kegiatan santri.

MALIYAH & KEPEGAWAIAN

Uang tercatat sesuai asal, tujuan, dan amanahnya.

Bendahara mendapat alur pencatatan yang jelas, pimpinan memperoleh bahan peninjauan, dan wali dapat melihat informasi yang memang dibuka untuk anaknya.

Kas & buku kas umumTagihan syahriah terjadwalPencatatan pembayaran tunai / transferKeringanan & cicilanKartu SPPTabungan santriDonasi per programBisyaroh & slip gajiPresensi & cuti asatidz

Transaksi berangkat dari catatan yang nyata. Pembayaran tunai atau transfer dibukukan oleh petugas yang berwenang agar riwayat dan laporan tetap bersumber pada transaksi yang benar-benar sudah dicatat.

MALIYAHRingkasan periode aktifSiap ditinjau

SALDO MENURUT POS KASTerpisah dan dapat ditelusuriKas tidak dicampur hanya karena dikelola orang yang sama.

↓PenerimaanSyahriah, donasi, dan penerimaan lainTercatat

↑PengeluaranOperasional sesuai pos dan kewenanganTercatat

STabungan santriSetoran, penarikan, belanja, dan mutasi balikRiwayat utuh

PERAN, PERSETUJUAN, DAN DOKUMEN

Digital bukan berarti semua orang menjadi admin.

Basmalah memisahkan orang yang mencatat, meninjau, menyetujui, menerbitkan, dan membatalkan. Pembagian ini penting karena setiap tindakan membawa amanah yang berbeda.

ARAH & PENGAWASAN

Pengasuh, pimpinan, dan kepala unit

Melihat ringkasan lembaga, mengambil keputusan, serta menyetujui proses sesuai lingkup amanahnya.

Dasbor per peran · laporan · persetujuan

PENGELOLA BIDANG

Kesantrian, pendidikan, asrama, kesehatan, humas

Mengatur data bidang dan mengoordinasikan petugas tanpa memperoleh akses ke bidang yang tidak diperlukan.

Lingkup pesantren atau unit

PELAKSANA HARIAN

Asatidz, musyrif, petugas, dan santri pengurus

Mencatat kegiatan pada kelas, halaqah, kamar, kas, atau layanan yang menjadi tanggung jawabnya. Santri dapat diberi akun dan peran fungsional ketika kebijakan pesantren mengizinkannya.

Akses mengikuti tugas dan lingkup amanah

KELUARGA

Wali santri

Melihat anaknya sendiri dan mengakses layanan yang dibuka lembaga, tanpa memasuki ruang administrasi petugas.

Portal wali · Basmalah Mobile

MESIN DOKUMEN

Surat dan keluaran resmi lahir dari data yang sudah ada.

Template lembaga, penomoran, penerbitan, pembatalan, arsip, buku agenda, persuratan masuk, disposisi, buku penghubung, kartu santri, formulir PSB, rapor, ijazah, serta syahadah mengikuti wewenangnya masing-masing.

Template dikelola oleh pihak berwenang
Dokumen terbit mempunyai jejak
Berkas sensitif tidak menjadi tautan publik
Ekspor data lembaga tersedia bagi pemilik kewenangan

BPortal WaliAnak saya

AHSANTRIAhmad H.Unit Putra · Kamar 12

IZPerizinanLihat status dan riwayatNGPendidikanRapor dan perkembanganRpKeuanganTagihan, pembayaran, tabunganSKKesehatanInformasi yang dibagikan lembaga

✓Pembayaran telah tercatatRiwayat dapat dibuka kembali oleh wali.

PORTAL WALI & KOMUNIKASI

Wali memperoleh kabar tanpa membuka dapur administrasi.

Informasi anak ditampilkan melalui hubungan wali–santri dan izin lembaga. Wali tidak melihat seluruh santri, tidak memasuki menu petugas, dan tidak memperoleh dokumen privat di luar kewenangannya.

Status serta riwayat perizinan anak
Tagihan, pembayaran yang sudah dicatat, kartu SPP, dan tabungan
Rapor, dokumen, serta perkembangan yang diterbitkan lembaga
Pengumuman dan notifikasi dalam aplikasi
Layanan wali lain sesuai modul yang diaktifkan

BASMALAH MOBILE

Amanah tidak selalu dikerjakan di depan komputer.

Basmalah Mobile menjadi satu aplikasi untuk berbagai peran. Menu dan data mengikuti akun, amanah, pesantren, serta unit yang sedang aktif—termasuk ketika satu orang memegang lebih dari satu peran.

WLUntuk waliMemantau anak, membaca kabar, dan mengakses layanan keluarga yang dibuka lembaga.

SNUntuk santriAkses dapat diberikan bila kebijakan pesantren mengizinkan, termasuk bagi santri yang sekaligus menjadi pengurus.

AZUntuk asatidzPresensi, hafalan, nilai, pengajian, serta pekerjaan mengajar sesuai kewenangannya.

MSUntuk musyrif & petugasPerizinan, pendampingan, dan tindakan lapangan sesuai lingkup tugas.

PGUntuk pengelolaRingkasan, notifikasi, dan proses yang membutuhkan perhatian ketika tidak berada di kantor.

Pesantren tetap menentukan kebijakannya. Pesantren modern, pesantren mahasiswa, atau lembaga yang mengizinkan penggunaan ponsel dapat membuka akun dan layanan yang sesuai. Lembaga yang membatasi ponsel pun dapat mengatur aksesnya dengan cara berbeda.

SISI PUBLIK LEMBAGA

Administrasi internal rapi, informasi publik pun lebih mudah dirawat.

Basmalah tidak hanya bekerja setelah pengguna masuk. Lembaga dapat membangun kehadiran publik dan membuka layanan yang memang ditujukan bagi masyarakat.

Profil lembaga

Profil, visi, sejarah, berita, galeri, jadwal harian, kegiatan publik, dan informasi lain yang telah dipilih untuk diterbitkan.

Direktori Basmalah

Lembaga yang telah bergabung dapat hadir dalam direktori agar masyarakat lebih mudah menemukan informasi resminya.

PSB & cek hasil

Formulir pendaftaran, bukti pendaftaran, serta jalur untuk memeriksa hasil tanpa membuka data pendaftar lain.

Jamaah & muhibbin

Pendaftaran jamaah, agenda kajian, pola mingguan atau bulanan, peserta lintas kelompok, dan kabar majelis.

Donasi transparan

Program yang ditandai untuk publik dapat mempunyai halaman sendiri; data tidak otomatis terbuka hanya karena profil lembaga telah terbit.

Komunitas & gotong royong

Forum, diskusi, usulan fitur, pusat bantuan, panduan onboarding, dan catatan perubahan membantu ekosistem tumbuh bersama pengguna.

ALUMNI & JEJARING

Setelah lulus, hubungan dengan lembaga tidak ikut selesai.

Basmalah menyediakan ruang khusus untuk merawat data alumni. Kelulusan akademik, perubahan status santri, dan pencatatan pada direktori alumni diperlakukan sebagai proses berbeda agar riwayat tidak berubah tanpa keputusan lembaga.

Dua jalur pendataan. Pengurus dapat menambahkan data alumni langsung, sementara alumni dapat mengirimkan datanya melalui formulir publik pesantren.
Verifikasi oleh lembaga. Pendaftaran mandiri masuk ke antrean tinjauan dan hanya dapat disahkan atau ditolak oleh pemegang kewenangan verifikasi.
Data karier dan domisili. Direktori mencatat angkatan, tahun lulus, pekerjaan, instansi, bidang, kota, provinsi, dan kontak agar profil tetap dapat diperbarui.
Akun alumni saat input pengurus. Ketika menambahkan alumni baru, pengurus dapat sekaligus membuat akun dengan peran alumni menggunakan email atau nomor HP.

ALDirektori AlumniPendaftaran & verifikasi

Cari nama, pekerjaan, atau instansi… ⌕

!Pendaftaran menunggu tinjauanPengurus memeriksa sebelum data disahkan.Tinjau →

NHNur HidayahAngkatan 2017 · PendidikanTerverifikasi

AFAhmad FauzanAngkatan 2019 · TeknologiTerverifikasi

SRSiti RahmahAngkatan 2020 · KesehatanTerverifikasi

AngkatanTahun lulusPekerjaanInstansiBidangDomisili

Profil yang tetap berkembang

Nama, angkatan, tahun lulus, pekerjaan, instansi, bidang, kota, provinsi, dan kontak dapat diperbarui ketika perjalanan alumni berubah.

Privasi kontak

Alumni dapat memilih agar kontaknya tidak ditampilkan kepada sesama alumni, tanpa menghilangkan data yang diperlukan pengelola.

Akses profil pribadi

Alumni yang memiliki akun dapat membuka modul alumni dan memperbarui data miliknya sendiri, sedangkan verifikasi tetap menjadi kewenangan lembaga.

Pengumuman untuk alumni

Lembaga dapat memilih segmen alumni saat menerbitkan pengumuman internal sehingga akun alumni aktif menerima pemberitahuan yang relevan.

DATA ADALAH AMANAH

Keamanan dibentuk dari batas yang jelas.

Basmalah memakai pemisahan data antarlembaga, konteks aktif, izin per aksi, pemeriksaan kepemilikan, serta jejak aktivitas untuk mencegah pengguna melihat atau mengubah data di luar tanggung jawabnya.

01Isolasi per pesantrenData suatu lembaga tidak menjadi milik lembaga lain.02Lingkup unitAkses dapat menyempit hingga unit aktif.03Kepemilikan langsungKelas, pengajian, kamar, dan anak diperiksa kembali.04Ditolak secara bawaanTindakan hanya dibuka ketika izin benar-benar diberikan.05Berkas privatFoto dan dokumen sensitif tidak bergantung pada URL publik.06Audit aktivitasTindakan penting dan bantuan platform meninggalkan jejak.

MULAI SECARA BERTAHAP

Digitalisasi mengikuti kesiapan lembaga, bukan sebaliknya.

Basmalah dapat dimulai dari fondasi data dan satu proses yang paling mendesak. Modul lain menyusul ketika struktur, peran, dan kebiasaan kerja sudah siap.

01
KENALI KONTEKS
Daftarkan lembaga dan susun unitnya.
Tentukan bentuk lembaga, profil, unit putra-putri atau unit lain, serta struktur dasar yang benar-benar digunakan.
02
BAGI AMANAH
Siapkan akun, peran, dan lingkup tugas.
Petakan siapa yang mengelola, mengajar, mendampingi, meninjau, menyetujui, dan menerima informasi.
03
RAPIKAN FONDASI
Masukkan data inti dan hubungan antardata.
Santri, wali, asatidz, kelas, pengajian, serta kamar disiapkan sekali untuk dipakai layanan lain.
04
AKTIFKAN YANG DIBUTUHKAN
Jalankan modul prioritas lebih dahulu.
Mulai dari PSB, kesantrian, pendidikan, asrama, Maliyah, atau layanan lain sesuai masalah utama lembaga.
05
HUBUNGKAN KELUARGA
Buka portal wali dan Basmalah Mobile.
Setelah data internal cukup rapi, wali memperoleh informasi anak melalui akses yang sudah ditetapkan.
06
TINJAU DAN KEMBANGKAN
Gunakan laporan untuk memperbaiki proses.
Pengelola meninjau data, jejak aktivitas, dan kebutuhan berikutnya tanpa mengubah tradisi baik yang sudah hidup.

PERTANYAAN PENTING

Sebelum mulai menggunakan Basmalah.

Jawaban ringkas untuk memahami posisi produk, cakupan lembaga, dan cara kerjanya.

Apakah Basmalah berada di dalam aplikasi ASIS?

Tidak. Basmalah adalah aplikasi tersendiri dengan domain dan ruang kerja sendiri, tetapi tetap menjadi bagian dari ekosistem ASIS.

Apakah lembaga harus berupa pesantren berasrama?

Tidak. Basmalah juga disiapkan untuk madrasah diniyah, TPA/TPQ, dan majelis sebagai bentuk lembaga pendidikan Islam yang mempunyai kebutuhan berbeda.

Apakah semua modul harus dipakai?

Tidak. Modul dapat disesuaikan dengan jenis dan kebutuhan lembaga. Unit dapat mengikuti setelan pesantren atau mempunyai penyesuaian sendiri.

Apakah santri dapat mempunyai akun?

Bisa. Pesantren menentukan siapa yang diberi akun dan peran apa yang dijalankan. Akses dapat dibuka bagi santri di pesantren modern atau pesantren mahasiswa, maupun santri yang sekaligus memegang amanah sebagai pengurus.

Apakah Basmalah Mobile aplikasi terpisah untuk tiap peran?

Tidak. Satu aplikasi mobile melayani berbagai peran. Isi menu serta datanya mengikuti pesantren, unit, dan amanah yang sedang aktif.

Apakah Basmalah menggantikan kebijakan lembaga?

Tidak. Lembaga tetap menentukan struktur, kewenangan, pola pendidikan, persetujuan, penggunaan perangkat, serta informasi apa yang layak dibagikan. Basmalah membantu proses itu tercatat dan terhubung.

BASMALAH.WEB.ID

Biarkan pengurus kembali fokus pada ilmu, santri, dan umat.

Kenali Basmalah lebih dekat atau daftarkan pesantren, madrasah diniyah, TPA/TPQ, dan majelis melalui situs resminya.

Jelajahi Basmalah →Daftarkan lembaga